Kan en investering i et IT forretningssystem overhovedet give afkast?
(download som pdf)

Taget de mange millioner som investeres årligt i nye IT forretningssystemer i betragtning, så er det temmelig foruroligende hvor få virksomheder, der reelt behandler det som netop en investering. Det kan godt være, at 99 ud af 100 vil sige det er en investering, men praksis viser oftest noget helt andet. Det er problematisk, da virksomhederne herved slet ikke får udnyttet det afkastpotentiale, som virksomhedens markedsposition i del fleste tilfælde berettiger.

Når vi normalt foretager investeringer i f.eks. aktier, obligationer, fast ejendom osv., så har vi gjort os rimeligt klart, i langt de fleste tilfælde, hvilket afkast vi forventer af investeringen. Ligeledes er det oftest gældende, at når vi investerer i nyt produktionsudstyr i virksomheden, så ved vi rimeligt præcist hvilket afkast denne investering vil give under forudsætning af givne markeds- eller afsætningsforhold for produktionsapparatets producerede produkter. På samme måde vil 9 ud af 10 virksomheder give klart udtryk for, at det nyindkøbte IT forretningssystem er en investering for virksomheden, men i langt de fleste tilfælde er investeringen foretaget helt uden eller, i bedste fald, med meget vage angivelser af hvilket afkast man forventer sig af investeringen. Det har nogle potentielt meget voldsomme konsekvenser for den enkelte virksomhed og den enkelte beslutningstager, hvilket meget ofte resulterer i, at beslutningerne bliver defensive og med fokus på ikke at begå for store fejl, fremfor fokus på at opnå egentlig succes med investeringen.

Når man interviewer en virksomhed omkring deres IT forretningssystem mht. til det ”afkast” de har opnået, så er svarene oftest af karakteren ”vi har fået bedre styr på vores kundeplatform” eller ”vi har opnået højere kvalitet i vores serviceafdeling”, og begge dele er sikkert (forhåbentligt) rigtigt, men hvorfor er svarene, set ud fra et rent forretningsmæssigt synspunkt så vage? Hvorfor er svarene ikke ”vi har opnået kr. 2,4 millioner i meromsætning på vores eksisterende kunder” eller ”vi har sparet kr. 1,4 millioner på driften af serviceafdelingen”?

Når vi skal vurdere en investering i f.eks. aktier, obligationer eller fast ejendom, så falder det de fleste helt naturligt at prøve at få et så detaljeret overblik over investeringens art, risiko og forventet afkast. Vi vil jo gerne vide hvad det er vi kaster vores penge ud til. Hvorfor er det så sjældent tilfældet, når der skal investeres i nyt IT forretningssystem i virksomheden? Der er selvfølgelig ikke én entydig forklaring på dette, men i de allerfleste tilfælde er årsager alligevel genkendelige.

Den mest afgørende faktor er, at man ikke har gjort os klart hvad virksomheden egentlig koster at drive før vi ”investerer” i nyt forretningssystem. Det vil sige, at vi aner rent faktisk ikke hvad der er vores udgangspunkt. Vi kan konstatere månedligt, at der er en række omkostninger som skal afholdes i virksomheden, men disse omkostninger er som regel bogført i en rent bogholderimæssig forstand på en række omkostningskonti såsom løn, el, varme, markedsføring osv. Samlet betyder det, at vi årligt kan gøre op, hvad kostede det at tjene (eller tabe) et givet beløb, altså hvad var afkastet. De færreste virksomheder får dog gjort sig klart hvilke sammenhænge eller kontekst der er mellem de forskellige afholdte omkostninger og resultatet, og da et IT forretningssystemer jo netop omhandler og berører sammenhængen eller konteksten i virksomheden, så kan de fleste også godt konkludere, at et IT forretningssystem har en indflydelse på årets afkast. Bare ikke hvilken indflydelse. Det betyder samlet, at vi kender ikke vores udgangspunkt og vi kan ikke spore sammenhængene af en given investering, hvorfor det bliver umuligt for langt de fleste virksomheder at besvare det normalt så naturlige spørgsmål – ”Hvad var afkastet på vores investering?”. Det betyder efterfølgende, at den foretagne investering figurerer som en direkte omkostning i regnskaberne, hvortil der ikke kan knyttes en indtjening, og så forsvinder hele grundlaget reelt for, rent forretningsmæssigt, at kalde det en investering.

En anden væsentlig årsag, som godt kan betragtes i forlængelse af førstnævnte, er at de færreste virksomheder har foretaget noget der bare ligner en procesbeskrivelse og økonomisk vurdering for de aktiviteter som udføres hver dag i virksomheden. Hermed har virksomheden heller ikke mulighed for at omkostningsberegne på hvad aktiviteterne koster at drive. Spørg man en typisk dansk virksomhed ”hvad koster det at sende et brev?”, så vil svaret meget ofte stemme rimelig præcist overens med hvad portoprisen hos Post Danmark er på det givne tidspunkt. Det er i langt de fleste tilfælde langt under halvdelen af, hvad det reelt koster virksomheden at sende det brev. Selvfølgelig er det kontekstafhængigt i det enkelte tilfælde, men beregner man for hver af de ”brevtyper” en given virksomhed sender ud hver dag, så vil den reelle pris typisk ligge på mellem 2 til 10 gange portoens pris. Brevet skal skrives (helst rimeligt fejlfrit), udskrives, kuverteres og lægges i en udbakke. Måske nok en relativ enkel proces og meget dagligdagsagtig, men hvis virksomheden generere 500 sådanne breve pr. dag, så vil en prisforskel på bare 5 omkostningskroner pr. brev , så vil det give en besparelse på over kr. 500.000,00 pr. år. Problemet er bare, at det kun er portoen vi direkte kan se som omkostning i bogholderiet på baggrund af vores ”brevaktiviteter”. De mellem 50% til 90% af den reelle omkostning kan ikke spores nogle steder, og det er jo meget vanskeligt at foretage en afkastorienteret investering på et omkostningsområde ”der ikke findes”. Dette er selvfølgelig et meget simplificeret eksempel på et uudnyttet afkastpotentiale i en virksomhed, men det er næsten det værste af det hele. I virkelighedens verden er processerne ofte mere komplekse og omfangsrige, derfor også vanskeligere at beskrive og vurdere omkostningsmæssigt, men der er ofte også en langt større afkastpotentiale gemt i virkelighedens arbejdsprocesser og virksomheder.

Et nyt IT forretningssystem kan således kun give afkast, såfremt vi behandler det som netop en investering, og stiller krav til at få dokumenteret er realistisk vurdering af afkastpotentialet for den enkelte investering. Alternativt vil virksomheden over tid og i stadig stigende grad betragte investeringerne som rene omkostninger, hvor fokus bliver at holde omkostningen nede i ”investeringen”, fremfor at sikre sig den størst mulige viden om præmisserne for afkastet og hermed det størst mulige afkast. Samlet er konklusionen, at spørgsmålet om en investering i et nyt IT forretningssystem kan give et afkast reelt kun er et spørgsmål om, at virksomheden tør betragte det som netop en investering. Og konklusionen må også være, at der netop er tale om mod, idet kravene til beslutningstagere stiger, hvis det skal betragtes som en reel investering, da virksomheden jo herved skal have en dybdegående viden om hvad man egentlige laver til daglig, men også en viden om, hvor man egentlig gerne vil hen med sin virksomhed.

Langt de fleste IT forretningssystemer, man ser i danske virksomheder i dag, er opbygget med udgangspunkt i og med det formål at få registreret historiske data i økonomiafdelingen, og hermed opnå øget effektivisering i denne afdeling. Og dette på trods af, at det eksisterende potentiale ved udnyttelsen af IT forretningssystemer i dag er langt større i de øvrige dele af virksomhedens organisation end i økonomiafdelingen.

Jeg vil, selvfølgelig helt for egen regning, vurdere at en dansk gennemsnitsvirksomhed indenfor f.eks. service/handel vil kunne opnå et dokumenteret afkast på minimum 50% set over en treårig investerings/afkastperiode, såfremt der investeres i et nyt IT forretningssystem baseret på en professionel og økonomisk baseret procesbeskrivelse af virksomhedens daglige aktiviteter. Men det er klart, at som med alle andre investeringsobjekter, så kræver det kapital at opnå den ønskede forrentning.