Reaktiv eller Proaktiv systeminvestering? Fiasko eller succes?
(download som pdf)

Der bliver hvert eneste år investeret mange millioner i Danmark til nye IT forretningssystemer, men meget ofte sker det som en reaktiv proces, hvor problemerne er blevet så åbenlyse, at der må gøres noget. Det betyder at systeminvesteringen bliver betragtet som et nødvendigt onde, der i øvrigt ingen væsentlig effekt har – og ikke som en mulig vej til succes. Der er således meget stor forskel på, specielt hvad konsekvenserne angår, om der etableres et nyt IT forretningssystem som reaktion på aktuelle problemer, eller om det etableres proaktivt for at opnå deciderede konkurrencefordele på markedspladsen.

Hvornår er det lige din virksomhed vælger at foretage investering i et nyt IT forretningssystem?

Der kan principielt, i virksomhedsmæssig sammenhæng, investeres i nyt IT forretningssystem med ét af to udgangspunkter. Enten fordi forretningsgange og arbejdsprocesser nu er blevet så åbenlyst ineffektive, tåbelige eller utidssvarende at der må gøres noget for at følge med markedet/konkurrenterne eller også fordi man som virksomhed har truffet er række strategiske beslutninger og defineret målsætninger, som i sin klarhed fordrer, at der investeres i et system som kan direkte understøtte og fremme visionen og strategien. Det kan kaldes den reaktive eller den proaktive systeminvestering. Uden at have det videnskabelige statistiske grundlag på plads, så vil jeg vurdere, at den reaktive systeminvestering står for over 80% af de samlede investeringer i nye IT forretningssystemer i Danmark, hvilket efter min opfattelse er en af hovedårsagerne til at så mange virksomheder oplever investeringer i IT forretningssystemer som problemfyldte og besværlige, og sjældent med den ønskede effekt til følge, når investeringen så endelig er foretaget.

Hvor i udmønter forskellene sig så i henholdsvis en reaktiv og en proaktiv systeminvestering?

Den mest fundamentale forskel er, at den reaktive IT system investering er problemorienteret og i sidste ende har til formål at undgå fiasko, hvor den proaktive investering er løsningsorienteret og direkte har til formål at opnå forretningsmæssig succes.

Hvis man går bag årsagen til den situation, at arbejdsgange og forretningsprocesser forekommer ineffektive, utidssvarende eller direkte tåbelige hænger altid sammen med, at man fra ledelsens side ikke har gjort sig klart hvor man vil hen med virksomheden, eller i hvert fald, hvis man har defineret et mål, ikke har defineret hvordan man skal nå det mål. Det har betydet at virksomheden er opstået og blevet udviklet fuldstændig ad hoc, hvor det har været den enkelte medarbejder eller leder som i en given periode har indført en eller anden form for arbejdsgang eller proces , som gav mening for den enkelte på det givne tidspunkt. Det betyder, at de problemer man ønsker at løse ved et nyt IT forretningssystem er rent ”menneskeskabte”, og typisk ikke lader sig løse ved et forretningssystem, idet den virksomhedskultur (holdninger, vaner, kulturelle sandheder) som gennemsyrer den ad hoc prægede virksomheden, vil komme i skarp kontrast til det IT forretningssystem, som rent faktisk ville kunne løse problemerne. Systemet vil blive opfattet som kontrollerende, begrænsende, tungt, dumt og hvad der ellers kan findes på af de brugere eller den ledelse som netop er opdraget i en ad hoc kultur. Det betyder endelig at udgangspunktet for etableringen af det nye revolutionerende forretningssystem er af en sådan karakter, at man efter al sandsynlighed ikke vil opnå den ønskede effekt, og det med ledelsens, i hvert fald ubevidste, kendskab til at situationen er som beskrevet. Det gør at man som beslutningstager helt pr. automatik vil gå i defensiven overfor den forestående investering og i langt højere grad fokuserer på investeringens størrelse (dvs. prisen), hvorved det mere bliver handlingen i sig selv (det at man har gjort noget – investeret!) end det egentlige indhold i det man har gjort (hvad er resultatet af investeringen?). Begge dele faktorer, som øger sandsynligheden drastisk for at de forkerte valg bliver truffet, og at det nye IT forretningssystem bliver betragtet som endnu et eksempel på ledelsens magtesløshed overfor problemerne, som alle godt kan se i dagligdagen. En sort/hvid analogi er den, at man tror man kan løse de ægteskabelige problemer ved at anskaffe sig en hund eller få endnu et barn, men blot opdager, at intet i realiteten er ændret ved det nye tiltag.

Kigger vi der imod på den proaktive investering, så er denne virksomhedstype som regel præget af en visionær og strategisk tænkende ledelse/kultur, som egentlig ikke ønsker at investere så meget for at løse problemer, men for at opnå deciderede konkurrence- og markedsfordele for virksomheden. Det betyder, at den forestående investering ikke længere baserer sig på et problemfyldt kontrastforhold i virksomheden, men et udtalt ønske om at opnå det unikke og specielt succesfulde med virksomheden. Det største faremoment her er, at den visionære ledelse ikke i tilstrækkelig grad har formået at kommunikere visionen/strategien ud til medarbejderne, og således fremstå som flyvsk, naiv, original osv. Herved vil der selvfølgelig være udtalt risiko for at et nyt forretningssystem vil blive betragtet med de samme prædikater som lederen selv. Men skulle situationen være den, at visionen og strategien er kommunikeret effektivt ud til virksomhedens medarbejdere (og er en del af kulturen), så vil der meget ofte blive tale om en succesfuld systeminvestering, hvor både ledelse, brugere og virksomheden som hele vil opleve fælles fodslag og stor positiv økonomisk effekt af investeringen, selvfølgelig under forudsætning af at visionen og strategien rent forretningsmæssigt har skabt kimen til succes.

Det kræver selvfølgelig, at denne type virksomhed får valgt en systemleverandør der er i stand til at sætte sig ind i og forstå virksomhedens vision og strategiske målsætninger. Det skal ikke blot være gældende for den konsulent som er virksomhedens kontaktperson til leverandøren, men også den eller de personer der konkret skal udvikle det ønskede forretningssystem for virksomheden, samt supportere virksomheden efterfølgende i driften. Og det er her den visionære og strategisk tænkende virksomhed ofte føler de kommer til kort, med mindre de er sig bevidste om, at det netop er disse kvalifikationer de skal søge efter.

Det er derfor ikke nogen nem opgave, som virksomhed, at opnå succes med det nye IT forretningssystem, men i hvert fald skal man være sig bevidst om, at forudsætningerne eller bevæggrunden for at investere i nyt kan have meget stor betydning for sandsynligheden for succes med projektet. Med hensyn til etablering af nyt IT forretningssystem er det i hvert fald sjældent vejen at fokusere på at løse aktuelle problemer, men meget mere brugbart at fokusere på de fordele et nyt system skal bibringe virksomheden i fremtiden. At det så også kan være en medvirkende faktor til rent faktisk at få løst en række aktuelle problemer, det er så blot sidegevinsten ved den proaktive indgangsvinkel.